Przyklejeni do slajdów

O tym dlaczego wojny nie wygrywa się slajdami, jak PowerPoint nas ogłupia i jak mu się nie dać.

Przed tobą 5157 słów. Ich czytanie w średnim tempie zajmie ci 39 minut i 50 sekund. Z tego tekstu dowiesz się dlaczego PowerPoint (i Keynote) ogłupiają. Jakie znaleźć dla nich alternatywy i jakie zadać sobie pytania przygotowując wykład, wystąpienie czy webinar. Przekonasz się też mam nadzieję do notowania i być może już nigdy nie zadasz pytania, „Czy dostaniemy po wykładzie prezentację?”.

---

Poniedziałek 27.09.2021. Punktualnie o 9:00 startuję ze szkoleniem. Przede mną monitor i kamera, w której obiektyw się patrzę. We Wrocławiu, Katowicach i Warszawie skupieni uczestnicy. Za dwa dni okaże się, że nie tylko skupieni. Także uważni, szybko uczący się i z poczuciem humoru. Ja to ma szczęście do ludzi. 

Na początek pytam ich o skojarzenia ze słowem prezentacja. Na czacie szybko pojawiają się odpowiedzi. Większość to skrót ppt. Czyli PowerPoint. Są też przedstawienie projektu, wystąpienie, obrona pracy dyplomowej. Przeważa jednak ppt. Zawsze. Nie tylko w tej grupie. 

Czy prezentacja to slajdy?

Skojarzenia uczestników szkolenia mnie nie dziwią. W języku polskim słowo prezentacja stało się niemal synonimem slajdów. Nawet jedna z trzech definicji słowa prezentacja w Wikipedii brzmi tak: 

Prezentacja, pokaz slajdów – dokument elektroniczny, jedna z możliwych form grafiki prezentacyjnej

I tym niestety często są prezentacje – pokazem slajdów, omawianych z towarzyszeniem martwych zdań „ten slajd pokazuje…” czy „na kolejnym slajdzie widzicie państwo…”. Dlaczego niestety? Bo tego typu przekazywanie wiedzy porusza odbiorców równie mocno co czytanie instrukcji obsługi mopa czy słuchanie nagranych ogłoszeń w PKP Intercity. W których mdląco-aksamitnym głosem jakaś pani (lub syntezator mowy) zaprasza do skorzystania z oferty gastronomicznej Wars. 

Prezentacja to nie slajdy. To solidna wartościowa narracja, dzięki której edukujesz lub motywujesz. A najczęściej robisz te dwie rzeczy na raz. A to oznacza, że dobrą prezentację trzeba przygotować. musisz wiedzieć, co chcesz powiedzieć. I dlaczego to ma być ważne dla odbiorcy. natomiast NIE musisz ślęczeć nad slajdami, które potem wykorzystasz jako teleprompter czy protezę.

Narracja dopchnięta kolanem

Środa 08.09.2021. O 10:00 rozpoczynam konsultacje. Bohaterką jest J. Przygotowuje się do ważnego Demo Day. Jestem spokojny o jej narracje. 5 minut, które dostanie wypełni konkretnym i logicznym opowiadaniem o swoim rozwiązaniu. Mój spokój jednak blednie jak paragon na słońcu, gdy J. rozpoczyna próbę ze slajdami. Dlaczego? Bo ma przygotowane kilka miesięcy wcześniej slajdy, w które chce kolanem upchać swoją narrację. Czyli robi coś kuriozalnego. Zamiast wzmacniać obrazem to co mówi, chce dopasować to co mówi, do gotowych slajdów. To tak jakby ktoś najpierw nakręcił kilkaset pięknych ujęć, a potem próbował do nich przypasować scenariusz Matrixa. 

Pytam J. dlaczego to robi. 

Przyznaje, że sama nie potrafi tworzyć slajdów, więc przy każdej prezentacji korzysta z tych, które kiedyś zaprojektowała dla niej graficzka. Kurczowo trzyma się myśli, że musi skorzystać z tej – wątpliwej graficznie – „wizualnej protezy”. 

Patrzę raz jeszcze na te slajdy, wokół których J. chce tańczyć chocholi taniec. Są ładne. I tyle. Nie dodają wartości. Zwłaszcza, że J. naprawdę potrafi opowiadać prosto i z przekonaniem o swoim rozwiązaniu. To o niej Steve Jobs mógłby powiedzieć: 

People who know what they are talking about don’t need PowerPoint

Ja bym dodał, że nie potrzebują też Keynote’a. 

Jednak J. wierzy, że musi użyć tych slajdów. Slajdów, których nie zmienia bez względu na kontekst. Slajdów, do których wciska narracje. Przypomina przy tym dziecko, które w okrągły otwór w zabawce wciska gwiazdkę lub kwadrat. Zresztą tak bawi się nie tylko. W większości firm, z którymi współpracowałem sprzedawcy, przedstawiciele, konsultanci i doradcy dopasowują się do przygotowanych przez (omnipotentne zdaje się) działy PREZENTACJI.  Dokładniej mówiąc SLAJDUMENTÓW. Czyli dokumentów tekstowych w formie slajdów. 

Czasem je personalizują. Czyli dodają jeden lub dwa slajdy, żeby ktoś z branży automotive nie poznał li tylko „skrojonego na miarę szerokiego wachlarza rozwiązań, które zapewnią stabilną pozycję lidera”. I męczą się podczas spotkań, na których potencjalnym klientom krwawią oczy. Był∗ś na takim spotkaniu. Być może je nawet prowadził∗ś. Nie wiem, jak się czuł∗ś. Ja za każdym razem, gdy jestem świadkiem takiej powolnej śmierci zadawanej PowerPointem mam ochotę wsadzić sobie w oko rozgrzaną lutownicę. Lub śrubokręt i samodzielnie wykonać lobotomię. By czuć nic. 

Częściej jednak w głowie ćwiczę pokerową twarz jak Markiza de Merteuil z Niebezpiecznych związków. W jednym z listów pisała tak:

„Nauczyłam się dystansu. Nauczyłam się uśmiechać, gdy pod stołem wbijałam sobie widelec w dłoń”.

I ja też nauczyłem się udawać, że nie czuję oparów piekielnej siarki i swądu przegrzanych neuronów, gdy patrzę szklącymi się oczyma na slajdy i słyszę sakramentalne, kolejny slajd pokazuje. Chcę jednak skończyć z tym udawaniem. I chcę rozpocząć rewolucję. I zgilotynować tego pełzającego potwora z rozszerzeniem .pptx. Oraz jego równie piekielnych kuzynów – Keynote’a i Google Slides. 

Czy to oznacza, że mają zniknąć z powierzchni ziemi jak ospa prawdziwa? Niekoniecznie. 

Po pierwsze dlatego, że w określonych przypadkach mogą się przydać. Po drugie dlatego, że nie liczę na cud. I wiem, że podobnie jak można liczyć na antyszczepionkowców, tak można i liczyć na żarliwych obrońców szatańskiego dzieciątka Microsoftu. Czy też jego bananowej wersji dla wyznawców Apple. 

Powerpoint jest jak młotek, nóż do filetowania czy dynamit. W zależności od tego, kto i z jaką świadomością go używa w określonym kontekście, może być szkodliwy lub nie. Młotek sam w sobie nie jest ani dobry ani zły. Powerpoint również. O ile jednak

Gen. James N. Mattis w natarciu

Gen. Stanley A. McChrystal, przywódca sił amerykańskich i NATO w Afganistanie, w Kabulu zobaczył slajd, który wbił go w fotel. Ten PowerPointowy wymiot miał przedstawiać złożoność amerykańskiej strategii wojskowej. Wyglądał jednak bardziej jak miska spaghetti w polskim przydrożnym barze, przed rewolucją kuchenną Gessler.

„Kiedy zrozumiemy ten slajd, wygramy wojnę”, powiedział z przekąsem generał McChrystal. Sala wybuchła śmiechem. Po kilkunastu latach wiemy, że dziś nikomu nie byłoby do śmiechu.

Od tego czasu slajd przemyka po Internecie jak wiewiórka po Łazienkach. Zawsze jako przykład narzędzia, które wymknęło się spod kontroli.

„PowerPoint nas ogłupia”

To słowa gen. James N. Mattisa z Korpusu Piechoty Morskiej. Wypowiedział je podczas konferencji wojskowej w Północnej Karolinie. Występował bez slajdów. Podobnie jak gen. bryg. Gen. H.R. McMaster, który zakazał prezentacji PowerPoint, gdy kierował udaną próbą zabezpieczenia północnego irackiego miasta Tal Afar w 2005 roku. Ten drugi porównał PowerPoint do wewnętrznego zagrożenia. Takiego konia trojańskiego lub Juranda ze Spychowa, który rozsadza od środka, jak zbyt wielka porcja bigosu na święta.

Obaj – jak wielu czołowych dowódców wojskowych – postrzegają uzależnienie od PowerPointa jako zagrożenie dla wydajności i skuteczności sił zbrojnych.

Nie tylko zresztą oni. Wielu CEOs już zabroniło korzystania z PowerPointa na swoich spotkaniach. W tym Jeff Bezos z Amazona, Jack Dorsey z Twittera, Jeff Weiner z LinkedIn, były dyrektor generalny Microsoftu Steve Ballmer i nieżyjący już Steve Jobs.

Inteligentni liderzy nienawidzą programu PowerPoint. Dlaczego? Bo prezentacje biznesowe z jego użyciem sprowadzają spotkania do żmudnego czołgania się w kaftanie bezpieczeństwa krętą jednokierunkową ścieżką. Ścieżką wyznaczaną monotonnie linearną tyranią slajdów. To zniechęca do rozmowy i dyskusji, zamieniając pozostałych uczestników w bierne ziemniaki na krześle ustawionych w sali konferencyjnej. Biznesowe prezentacje z użyciem PowerPoint obniżają poziom uwagi. Wpływają na gorsze rozumienie. I – co najgorsze – na retencję materiału.

Jest jeszcze gorzej, gdy prezentujący starają się, aby ich nudna prezentacja była interesująca. I zamiast skupić się na narracji, upiększają slajdy. Dodając wirujące literki, word arty, tandetne zdjęcia stockowe, tanie animacje i różne multimedialne zakrzepy wizualne. Założenie jest najwyraźniej takie, że ich współpracownicy są jak małe dzieci, których uwagę mogą przykuć tylko wirujące, kolorowe literki.

Czas pójść w ślady generałów i prezesów miliarderów i wydostać się z pułapki PowerPointa. Ale jak? PowerPoint tak zakorzenił się w naszej biznesowej codzienności, że chyba łatwiej będzie pozbyć się Rydzyka z Torunia, niż slajdów z sal konferencyjnych.

Kiedyś to były czasy. Dzisiaj nie ma czasów.

Przed 1990 rokiem nikt nie używał programu PowerPoint. I ludzie żyli. Prezentacje biznesowe były rzadkością. Ludzie się spotykali i rozmawiali. I notowali. W efekcie spotkania były krótsze i bardziej rzeczowe. Więcej dyskutowano i lepiej decydowano.

Jak firmy radziły sobie bez PowerPointa? Normalnie!

Ludzie korzystali z trzech różnych narzędzi zależnych od typów spotkań biznesowych.

Po pierwsze – spotkanie, na którym mamy dyskutować i podejmować decyzję. W takiej sytuacji najlepszy jest dokument. Wypracowany w podejściu Pyramid Principle (jedno z narzędzi Structured Communication). Przygotowujesz dokument – samodzielnie (oby) przy tym myślisz. A potem rozdajesz papierowe kopie na początku spotkania. Prosisz wszystkich o przeczytanie dokumentu. A potem rozmawiacie. Czytanie lepiej skupia uwagę niż słuchanie.

Dokumenty informacyjne są lepsze niż prezentacje, gdy dążysz do decyzji lub konsensusu, ponieważ dokument informacyjny zmusza prezenterów do komunikowania się za pomocą pełnych myśli, a nie tylko abstrakcyjnych ogólników. Dokument zmusza też do myślenia. A to się naprawdę świetnie sprawdza jako strategiczne narzędzie w biznesie.

Dzięki dokumentowi wszyscy mają tę samą wiedzę. A odpowiedzialn∗ za organizację spotkania musi przekroczyć Rubikon rozumienia swojego własnego tematu. I pozbywa się tak zwanej iluzji rozumienia.

`Dzięki takiemu podejściu skracasz też całkowity czas spędzony na spotkaniu o 50 do 80 procent.

CEO LinkedIn Jeff Weiner wyjaśnia:

Jeśli pomysł rozpoczęcia spotkania od skupionego czytania przez 10 minut wydaje Ci się dziwny, nie jesteś sam∗. Gdy po raz pierwszy przeczytałem o tej praktyce, natychmiast przypomniał mi się widok biblioteki, w której nerdy czytają w ciszy. Jednak po kilku pierwszych próbach nie tylko nie było to niezręczne. Okazało się pożyteczne. Zwłaszcza, gdy spotkania kończą się wcześnie, a uczestnicy zgadzają się, że dobrze spędzili czas.

Szybka wskazówka Idealny dokument informacyjny to jedna strona. Najlepiej przygotowana w formule SCQA.

Panie, ale w sprzedaży tak się nie da!

Po drugie – Prezentacje sprzedażowe i prezentacje dla inwestorów (pitch) to szczególny przypadek, ponieważ nie masz pełnej kontroli nad formatem spotkania. Tam – w przeciwieństwie do swojego terytorium nie możesz powiedzieć sobie „to ty tutaj urządzisz”.

Podczas prezentacji prawdopodobnie będziesz musiał∗ komunikować się w sposób, który klient uzna za odpowiedni. Jeśli klient nie ma pojęcia o koncepcji dokumentu informacyjnego, nie łam go kołem na siłę.

Jeśli klient oczekuje prezentacji, przed spotkaniem roześlij potrzebne informacje. Ogranicz slajdy do minimum i zachowaj prostotę. I nie gwałć praw percepcji. Im mniej Twoja prezentacja przypomina standardową prezentację, tym większe jest prawdopodobieństwo, że sprzedasz to, co chcesz sprzedać. A o tym, jak projektować prawa zgodnie z prawami percepcji dowiesz się z tego tekstu.

Po trzecie wreszcie – prezentacje przygotowane na potrzeby szkoleń czy wykładów.

Zamiast slajdów, w które wkleisz swoje notatki, stwórz doświadczenie, które pozwoli widzom uczestniczyć w procesie uczenia się. Rysuj, twórz ankiety, quizy, eksperymenty.

Jeśli chcesz, aby ludzie zapamiętali to, czego się nauczyli, znacznie lepiej będzie wciągnąć ich w proces niż stawiać w roli pasywnej kalarepy, która ślęczy przed ekranem lub sceną. Ja coraz częściej korzystam z iPada, na którym rysuję w trakcie wyjaśniania. Wykorzystuje też ankiety w zoomie i cały szereg innych aplikacji wpiętych w środowisko zoom. Niestety moja ukochana uczelnia uznała, że zoom jest beee i zdecydowała się oddać rękę Teamsom. Co pominę milczeniem.

Jak chcesz dobrze edukować – obojętnie czy na szkoleniach, czy konferencjach, to musisz się postarać. Nie wystarczy wkleić swoich myśli w slajd.

Czy dostaniemy prezentację?

Bardzo często podczas zajęć słyszę pytanie – Czy dostaniemy prezentację? I wtedy wyobrażam sobie, jak studenci lub słuchacze wykładu siadają przed ekranem komputera dnia następnego i z uwagą czytają i uzupełniają wiedzę i notatki. No nie! Serio. Wiem, że tak nie będzie. Bo to pytanie to wyraz wiary w lepsze jutro. W którym niby mamy czas, żeby się uczyć czy rozumieć. Zamiast wykorzystać doskonałe DZIŚ, podczas którego słuchamy i możemy robić notatki.

Moje prezentacje z konferencyjnych wykładów czy nawet z zajęć ze studentami są bezużyteczne bez mojej narracji. I tak ma być. Bo gdy słuchasz i notujesz zyskujesz. Gdy zaś (ledwo) słuchasz, nie notujesz i potem łudzisz się, że prezentacja cię uratuje to się łudzisz. Z kolei jeśli jesteś na wykładzie człowieka, który uparł się przekleić Wikipedię fontem Times New Roman w wielkości 14 pkt na slajd z firmowym logo i próbujesz słuchać i (o zgrozo) czytać, to tracisz. W najlepszym razie około 54% treści.

Gdy edukuję chcę, aby edukowani robili notatki. Najlepiej długopisem na kartce. Dlaczego? Ponieważ czynność fizycznego pisania czegoś zmienia strukturę mózgu, dzięki czemu pamiętasz, czego się nauczyłeś.
Bez robienia notatek większość wiedzy wpada jednym uchem i wypada drugim. I nie pomoże tu symultaniczne czytanie z publicznością twoich znamienitych myśli ze slajdów.

Opcja domyślna, czyli bezmyślna

Nie wiem, czy wiesz co to opcja domyślna. Nie szkodzi. Pewnie i tak jesteś albo jej ofiarą. Albo beneficjentem lub beneficjentką. Ja bywam jednym i drugim.

Opcja domyślna to wybór bez wybierania. Co miesiąc na przykład decydujesz, że chcesz dalej płacić Netflixowi za kolejny miesiąc przepełniony obietnicą niepokalanej rozrywki. I choć formalnie decydujesz, to szczerze mówiąc raczej oddajesz 60 dych bez zastanowienia.

Opcja domyślna to często opcja bezmyślna. Bo nie myślimy, czy rzeczywiście nasz wybór jest najlepszy. Domyślnie ustawiamy na przykład spotkania na 30 lub 60 minut. Bez myślenia, ile czasu naprawdę potrzebujemy. Domyślnie przygotowujemy slajdy w PowerPoincie, bez myślenia co rzeczywiście chcemy przekazać.

Microsoft jest mistrzem sprzedaży. Domyślnie instalując Internet Explorer na swoich kompach zamordował bardzo dobrą (konkurencyjną) przeglądarkę, która potem przepoczwarzyła się w Mozillę. Domyślny PowerPoint w pakiecie Windows 365 rozplenił się po korporacjach na całym świecie jak stonka na ziemniakach. I przynosi porównywalne szkody.

Ile rocznie zaoszczędziłby CitiBank, gdyby pracownicy nie tłukli slajdów, a na spotkaniach ich koledzy i koleżanki nie musieli ich potem oglądać? 47 milionów dolarów rocznie. Takie wyliczenia zrobił wewnętrzny konsultant. I setnie się ponoć przy tym ubawił. Podobne wyliczenia dla gospodarki Europejskiej zrobiła partia przeciwników powerpointa. W skrócie PPP. I choć to skrót podobny do partii przyjaciół piwa, to ta pierwsza jest zupełnie na serio. I być może też przyczyni się do rychlejszej anihilacji tego diabelskiego pomiotu rodem z Microsoftu.

Umarł król. Niech żyje…

Pogłoski o śmierci PowerPointa są niestety przesadzone. Mówię o tym z przykrością. Bo chciałbym, żeby wszyscy poszli w ślady Elona Muska. I zakazali używania slajdów podczas spotkań. Bo choć od 1990 PowerPoint stał się opcją domyślną, to mamy wiele powodów by sądzić, że była to jedna z gorszy plag, jaka spotkała firmy na całym świecie. Obok Lip Dubów, wymuszonych team buildingów i bieda-coachingów.

Wiesz już, że powerpoint zabija. Wiesz, że kosztuje. I wiesz, że możesz go zastąpić. Choćby dokumentami informacyjnymi, które możesz przygotować przed spotkaniem.

Możesz też – tak jak ja – podczas spotkań, czy warsztatów rysować! Na flipcharcie, whiteboardzie czy iPadzie. Ta metoda ma jedną prostą przewagę. Będziesz synchronicznie wzmacniać to co mówisz grafiką. I naprawdę nie musi to być grafika na miarę Beksińskiego.

Poza tym przekonasz się, czy przypadkiem nie jesteś ofiarą iluzji rozumienia (ang. Illusion of explanatory depth). To błąd polegający na przekonaniu, że coś rozumiemy. Gdy jednak chcemy to prosto wyjaśnić, okazuje się, że gówno wiemy. A jeszcze mniej rozumiemy. By wytropić ten błąd często wystarczy zapytać prowadzącego wykład, webinar czy zajęcia, co rozumie przykładowo pod pojęciem „rożne aspekty” lub „innowacyjne podejście”. Będziecie się bawić jak Beata Kempa na urodzinach radia Maryja.

Nade wszystko jednak warto przed przystąpieniem do pracy nad jakąkolwiek prezentacją zadać sobie 4 ważne pytania.

Trzy pytania i jedno dodatkowe

Za chwilę poznasz 4 ważne pytania. Możesz je traktować jak najskuteczniejsze drogowskazy przy tworzeniu różnych komunikatów. Przydadzą się w przypadku prezentacji, wykładów, szkoleń, maili, krótkich wystąpień, czy nawet spotkań, które prowadzisz. Nie musisz z nich korzystać obsesyjnie.

Jeśli zdarzy ci się napisać mail, bez wcześniejszej analizy z użyciem tych pytań – nic się nie stanie. Jeśli napiszesz sms, bez odnoszenia się do wszystkich czterech – tym bardziej nic złego się nie stanie. Chcę jednak, byś miał∗ świadomość, że pracę nad większością znaczących komunikatów warto rozpocząć od odpowiedzenia sobie na te 3 bardzo ważne pytania i jedno dodatkowe.

One ustawią ci pracę nad treścią i strukturą. No dobra – dość wstępnych informacji. Pora na pytania.

Pierwsze pytanie brzmi – co chcę, żeby słuchacze (szerzej odbiorcy) ZROZUMIELI po wysłuchaniu (odczytaniu) mojego komunikatu. Innymi słowy – jaka jest moja główna teza. Prezentacja ma często zmienić czyjś sposób myślenia. To Ty musisz wiedzieć, co to ma być za zmiana.

Drugie pytanie brzmi – co chcę, żeby słuchacze (odbiorcy) zapamiętali po wysłuchaniu (przeczytaniu) mojego komunikatu.

Trzecie pytanie brzmi – co mają zrobić słuchacze (odbiorcy) po wysłuchaniu (ewentualnie odczytaniu) mojego komunikatu.

Czwarte (dodatkowe) pytanie brzmi – co mają poczuć słuchacze po wysłuchaniu (odczytaniu) mojego komunikatu.

Już teraz widzisz, że te proste pytania przydadzą się raczej w przypadku dłuższych (bardziej znaczących) form. Prosta ekonomia czasu sugeruje, że nie ma sensu rozpracowywać za pomocą tychże pytań każdego maila, każdego krótkiego spotkania, czy też smsa. Jeśli chcesz, żeby ktoś wyrzucił śmieci to też wystarczy mu powiedzieć – wyrzuć śmieci po wychodząc do pracy jutro rano. Nie musisz analizować po kolei: (1) chcę, żeby zrozumiał, że ma wyrzucić śmieci, (2) chcę, żeby zapamiętał by to zrobić rano, wychodząc do pracy, (3) ma wyrzucić skutecznie śmieci. No i (4) ma poczuć odpowiedzialność i lęk przed nie wyniesieniem śmieci.

W przypadku jednak istotnych komunikatów warto taką analizę opartą na tych pytaniach przeprowadzać. To pomaga dobrze ustawić całość treści. Co więcej – możesz też dzięki takiemu podejściu zmierzyć skuteczność swoich komunikatów. Jeśli wiesz, co CHCESZ aby ludzie zrozumieli i dokładnie z taką intencją działasz, a potem okazuje się, że jednak zrozumieli coś zupełnie innego albo w ogóle nic nie zrozumieli, to znaczy, że masz jeszcze pracę przed sobą. I dobrze – bo lepiej (wzorem Demostenesa) wiedzieć, nad czym trzeba pracować, niż błąkać się z ciężarem totalnej niewiedzy.

Przyjrzyjmy się bliżej pracy z czterema pytaniami. To pierwsze odnosi się do głównej tezy, głównej idei (myśli), która chcesz przekazać w danym komunikacie. Obojętnie czy będzie to 8 godzinne szkolenie, dwunastominutowe wystąpienie na konferencji TED, godzinny wykład, mail, artykuł czy… książka. Ja na przykład pracując nad tym rozdziałem chciałem, żebyś zrozumiał, że rozpoczynanie pracy nad wybranymi komunikatami od rozpracowania odpowiedzi na 4 pytania bardzo ułatwia pracę nad komunikacją i pozwala mierzyć jej efekty. Kiedy prowadzę szkolenia chcę, żeby ludzie zrozumieli, że tak jak domy projektuje się, żeby były trwałe, użyteczne i piękne, tak komunikację warto projektować by była użyteczna i dopiero w dalszej kolejności piękna! To główne idee. Główne tezy, które chcę przekazać. To, co chcę, żeby odbiorcy zrozumieli. I w dalszej kolejności, żeby internalizowali (czyli przepuścili przez siebie i uświadomili sobie). Myślenie w kategorii głównej idei czy głównej tezy, pozwala nam lepiej ustalić całą narrację. Bo wiemy, do czego zmierzamy. Mamy cel komunikacji. Nie gadamy by gadać, nie piszemy by pisać. Robimy to, bo mamy pewną intencję. I tę intencję warto nazwać. Wykorzystujemy do tego właśnie to pytanie.

Drugie pytanie – co chcę, żeby ludzie zapamiętali dotyczy absolutnie kluczowych elementów, które stanowią program minimum. Nie możemy zakładać, że skoro my wiemy wszystko na jakiś temat, to trzeba wszystko przekazać, bo wszystko jest ważne. Ten błąd popełniają często eksperci. Wiem wszystko – powiem wszystko. Może zapamiętają wszystko. To drugie pytanie, to wyraz empatycznego myślenia o tym, co może być dla kogoś ważne i na jakie elementy postawić, że odbiorca zapamiętał 3 lub 4 najważniejsze rzeczy. Obudzenie w sobie świadomości, że ludzie naprawdę nie muszą chcieć wysłuchać wszystkiego, co my mamy do powiedzenia. Nie wszystko też ma dla nich wartość. Ty masz swoje cele komunikacji. Ktoś ma swoje cele słuchania. Dobrze tak empatycznie przygotowywać komunikaty, by ta wymiana była zrównoważona.

Jakiś czas temu konsultowałem prezentacje sprzedażowe jednej z firm. Na początek wzięliśmy pod uwagę podstawową, pierwszą prezentację. Taką, którą sprzedawcy zabierali ze sobą na pierwsze spotkanie z klientem. Wielką, gargantuiczną wręcz prezentację przygotowaną przez dział marketingu, pod czujnym okiem prezesa i ze wsparciem wszystkich absolutnie działów, które były w tej prezentacji (nomen omen) prezentowane). Nie dało się jej słuchać. Zunifikowana, zupełnie nie uwzględniająca tego, co ważne dla drugiej strony. I nie stawiająca zupełnie na najważniejsze 3-4 elementy. Po prostu było w niej wszystko. I nikt nie zadał sobie trudu by zadać pytanie, czy TO wszystko jest ważne dla kogoś poza prezesem. W dobrej komunikacji nie chodzi o JA. Zdecydowanie bardziej chodzi o TY lub MY. Więc nie dawajmy się ponieść zakusom EGO i narcystycznej naturze korporacyjnej. Słuchajmy, badajmy i potem na tej podstawie odpowiadajmy sobie na pytania numer jeden i numer dwa.

Pracując nad odpowiedzią na drugie pytanie pomyśl, co chcesz aby odbiorca zapamiętał. Ale myśl też w kategorii, co on chce zapamiętać. Co dla niego z tego wszystkiego może być ważne. Odpowiedzi na to pytanie zanotuj sobie, tak aby nie tracić z oczu celów swojej komunikacji.

Trzecie pytanie – co mają odbiorcy (słuchacze, czytelnicy) zrobić wysłuchaniu, przeczytaniu komunikatu. To pytanie związane z tak zwanym wezwaniem do działania (ang. call to action). Nie dotyczy oczywiście wszystkich możliwych form komunikacji, jednak warto tam, gdzie to możliwe wskazywać odbiorcom, co mają zrobić. Jeśli prezentujemy na przykład w naszej prezentacji, albo w mailu jakieś studium przypadku (przykład) lub dzielimy się obserwacją, a potem wyciągamy z niej wnioski, to można na przykład wskazać, jak te wnioski, ktoś może zastosować u siebie. Innymi słowy – powiedz ludziom wyraźnie, co mają zrobić. Wskaż im działanie. Nie licz zbyt często na to, że się domyślą. Wezwanie do działania może być w formie zachęty, konkretnego działania lub może być przekazane w innej formie. Ja na przykład teraz chcę cię poprosić, byś następnym razem przygotowując ważny mail, prezentację albo wystąpienie, wziął pod uwagę trzy pytania, o których mówimy i zanim zaczniesz pisać, tworzyć slajdy, czy klikać w klawisze klawiatury, spokojnie nad nimi pomyślał.

Jednym z częstszych niedopatrzeń osób, które prezentują tzw. case studies, czyli po prostu studia przypadków, jest to, że nie formułują przy tym prostych wniosków, które można odnieść do siebie. W języku angielskim istnieje słowo actionable, czyli dający się wykorzystać w działaniu. Taki też powinien być wniosek ze studium przypadku – odbiorca powinien dostać wskazówkę, jak go wykorzystać w działaniu. Co ma zrobić z wiedzą? Jak ją zastosować. To samo dotyczy tzw. storytellingu, czyli opowiadania historii. Wnioski z historii też powinny się dać zastosować w działaniu lub być cenną wskazówką, którą ktoś (odbiorca) wie jak wykorzystać. Dbajmy też, żeby te wskazówki rzeczywiście dały się zastosować – jeśli jakiś guru motywacji krzyczy ze sceny „uwierz w siebie” to nie jest to do końca sensowne wezwanie do działania. Jeśli jednak powiedziałby „zrób test mocnych sił na stronie www.viacharacter.org i sprawdź jak pierwsze trzy możesz zastosować i realizować w codziennym działaniu”, to już precyzyjniej określa CO MAM ZROBIĆ. Problem z wieloma wezwaniami do działania polega na tym, że są nieprecyzyjne, bezsensowne, albo banalne. Niektóre też zupełnie rozmywają odpowiedzialność. Jeśli szef powie na zebraniu „najwyższa pora, żeby ktoś z tym, coś wreszcie zrobił”, to nikt nie będzie wiedział: kto ma CO zrobić i KIEDY. I najpewniej nikt się tym czymś, co miał na myśli nadawca komunikatu nie zajmie.

Jeśli chcesz, by ludzie robili to, co chcesz, żeby zrobili powiedz im to. Powiedz precyzyjnie co mają zrobić. Jak mają to zrobić. Dodaj też informacje po co mają to robić. Wtedy istnieje duże prawdopodobieństwo, że to zrobią. Szczególnie jeśli tej czynności, która mają wykonać nadasz sens. Wartość. A nie będziesz tylko bazować na technikach kija lub marchewki, czyli kary lub nagrody.

Pozostaje jeszcze czwarte pytanie – co chcesz, żeby poczuli odbiorcy po wysłuchaniu lub przeczytaniu twojego komunikatu. Z tym pytaniem politycy nie mają zdaje się problemu. Wyobrażam sobie, że planując swoje wystąpienia, część z nich odpowiada na to pytanie – chcę, żeby odbiorcy poczuli gniew, frustrację, lęk. Tak by zjednoczyli się, by pokonać jednego wroga. Nie wiem tego na pewno, bo jakiś czas temu zdecydowałem, że nie będę współpracować akurat z takimi klientami. Nie musisz być też jak politycy i operować na skali negatywnych emocji, ale warto byś wiedział, że odpowiednie wzmocnienie przekazu elementem pathos (emocje) naprawdę dobrze wpływa na komunikat i… na odbiorcę. Jak to ujęła wybitna pisarka Maya Angelou „Ludzie zapomną o tym, co powiedziałeś, ludzie zapomną o tym, czego dokonałeś, ale ludzie nigdy nie zapomną tego, jak dzięki tobie się czuli”. Innymi słowy – uczucia są ważne. To jakie wzbudzisz emocje swoim komunikatem ma wpływ na zachowanie i motywacje odbiorców. Jeśli ludzi rozgniewasz – wyzwolisz w nich złość i agresję, to będą się radykalizować i szukać ofiar. Jeśli wywołasz w nich lęk to będą szukać sojuszy i jednoczyć się wokół silnych idei lub przywódców. Jednak lęk może też zupełnie odbiorcę sparaliżować. Jeśli opowiesz smutną historię to wzruszysz i być może spowodujesz nawet, że odbiorcy będą bardziej hojni i będą uważnie słuchali tego, co masz do przekazania.

Emocje nie są luksusem. Modelują zachowania i wzmacniają zapamiętywanie. Dlatego na przykład skuteczniej uczyć historii grając w grę planszową, która wywoła emocje związane z działaniem, niż wkładając do głowy suche fakty. Pytanie więc – co chcę, żeby poczuli odbiorcy mojego komunikatu, nie jest takie bezzasadne. Emocje dobrze planować. I zastanowić się, czy nasz komunikat nie wywoła niepożądanych.

Cztery ważne pytania. Od nich warto zaczynać pracę nad prezentacjami, wystąpieniami, ważnymi mailami, czy spotkaniami. Nie zawsze, ale wystarczająco często by wyrobić sobie nawyk, że myślenie o komunikacji w kategoriach narzędzia, które pozwala realizować określone cele może sprawić, że po prostu przestaniemy patrzeć na język jak na zbiór słów, a zobaczymy pięknie i mądrze zaprojektowane zdania, które czemuś służą.

Słowa i obrazy (komunikacja wizualna) to jedyny znany sposób by zrozumieć drugiego człowieka. To kod. Dzięki niemu łatwiej nam zrozumieć, zapamiętać, współodczuwać. W kolejnych rozdziałach dowiesz się, jak projektować wystąpienia, jak podejść do slajdów w prezentacji i czym są dobre opowieści. Jednak bez mocnej wiary w to, że słowo to naprawdę piękne narzędzie, będzie to tylko zbiór porad. Podchodź do nich z większą świadomością. Do odbiorcy zaś swojego komunikatu podchodź z szacunkiem. Myśl o tym, co będzie dla niego wartością, nie zalewaj go wszystkim, bo TY wiesz wszystko. Odbiorca będzie ci zawsze wdzięczny. Będzie słuchał i czytał, bo będzie chciał a nie musiał. Będzie pytał, bo będzie chciał wiedzieć więcej. Będzie bogatszy. Bo dasz mu informacje. Będzie szczęśliwy. Bo TY weźmiesz pod uwagę jego perspektywę. Te pytania to drogowskazy. Możesz z nich korzystać. Możesz też iść inną drogą. Ale pamiętaj, by nie gubić z oczu drugiego człowieka – odbiorcy twojej komunikacji.

Mam dla Ciebie zadanie: Wybierz jakikolwiek komunikat, nad którym chcesz popracować i zacznij tę pracę od analizy z wykorzystaniem naszych 4 pytań. To może być mail, prezentacja, albo artykuł. Cokolwiek nad czym będziesz pracować.

Mam też dodatkowo prośbę: Kiedy już przeanalizujesz odpowiedzi i stworzysz komunikat, przetestuj go. Poproś kogoś, żeby przeczytał lub wysłuchał i sprawdź, czy udało ci się osiągnąć cele wyznaczone przez te pytania. Powodzenia!

Dobre wystąpienia

Na początek rozprawimy się z kilkoma mitami. Po pierwsze – nie ma czegoś takiego, jak talent do wystąpień publicznych czy prezentowania pomysłów. Można mieć mniejsze lub większe predyspozycje, ale najbardziej liczy się wytrwałość w działaniu i ćwiczenie. Im częściej występujesz i świadomie poprawiasz swoje błędy tym lepiej wypadasz na scenie. Kluczem jest pętla – trenuję, występuję, analizuję, poprawiam, trenuję i… od nowa.

Po drugie – to nieprawda, że na scenie zawsze lepiej wypadają ekstrawertycy. Być może wolą więcej bodźców i scena jest dla nich naturalnym środowiskiem, ale to nie znaczy, że lepiej przekazują treści, czy też tworzą dobre narracje i projektują swoje wystąpienia. W ekstremalnych przypadkach z wystąpienia ekstrawertyka zapamiętasz bardzo mocne gesty, jego charyzmę i energię, ale nie przyswoisz żadnych treści, bo ich tam nie będzie. Introwertycy to nie osoby chorobliwie nieśmiałe – to osoby, które potrzebują mniej bodźców i więcej czasu na oswojenie się z samym „środowiskiem”, w którym występują.

Nieco uogólniając – introwertycy tworzą lepsze prezentacje pod kątem struktury, prostoty i analitycznie przemyślanego przekazu. Mają też bardzo kreatywne pomysły na tworzenie narracji. Tworzą piękne koncepcyjne prezentacje i narracje. Jeśli mi nie wierzysz, obejrzyj wystąpienia Susan Cain czy Malcolma Gladwella. Szczególnie to pierwsze pozwoli ci lepiej zrozumieć introwertyków (jeśli jesteś ekstrawertykiem) lub wzmocnić poczucie sprawczości (jeśli jesteś introwertykiem. Ekstrawertycy wydają się być stworzeni do wystąpień, bo są głośniejsi i bardziej „charyzmatyczni”. Jednak dobre wystąpienia to coś znacznie więcej niż „charyzma”. Co więcej sama charyzma może być niebezpieczna i mało etyczna. Bo daje iluzję dobrego wystąpienia. Za dużo skakania, za mało treści. A treść jest ważna. Co prowadzi nas do punktu trzeciego – słowa mają znaczenie.

Wyrzuć do śmieci przekonanie, które pokutuje od jakiegoś czasu, że słowa to zaledwie 7% naszej komunikacji interpersonalnej. Jak to? Przecież wielu trenerów komunikacji powołuje się na „badania amerykańskich naukowców” według których komunikacja werbalna (słowa) odpowiadają za jedynie 7% przekazu, podczas gdy 38% to brzmienie głosu (tembr, natężenie, prozodia) a 55% to gesty i mimika (czyli przekaz pozawerbalny). Owszem – istnieje badanie amerykańskiego naukowca, profesora Mehrabiana, które operuje podobnymi zmiennymi. Tylko, że ten pierwotny eksperyment został bezrefleksyjnie i błędnie zinterpretowany. I pokutuje jako (w sumie) groźny mit. Podobnie jak mity o tym, że wykorzystujemy zaledwie 10% naszego mózgu i że ludzi można podzielić na lewo-półkulowców i prawo-półkulowców.

Wspomniany profesor Mehrabian badał jaka część intencji i emocji jest odczytywana przez odbiorcę w sytuacji, gdy komunikat werbalny jest sprzeczny z intencją. Ktoś na przykład mówi: kocham Cię (słowa mają intencję pozytywną), ale wykrzykuje to z nienawistnym wyrazem twarzy (komunikat pozawerbalny sprzeczny ze słowami). W takiej sytuacji słowa rzeczywiście przestają być tak istotne i są nośnikiem intencji zaledwie w 7%. Ale nie można wyników tych badań przekładać na całą komunikację. Oznaczałoby to, że w zasadzie wystarczy, że będziesz patrzeć na gesty i wsłuchiwać się w brzmienie głosu i będziesz rozumieć wszystko.

No prawie wszystko, bo 93%. To oczywiste przekłamanie i nadużycie. Dodatkowo niestety powtarzane bezmyślnie nawet przez „guru” komunikacji i wystąpień publicznych. Kiedy następny raz ktoś ci zaserwuję tę bzdurę, to poproś mu, żeby ci ją jeszcze raz powtórzył za pomocą samych gestów i brzmienia głosu. Albo zaproponuj, że gdy policja zatrzyma go do kontroli, to żeby powiedział policjantowi „spie…alaj”, ale koniecznie miłym głosem i z miłym wyrazem twarzy. Zobaczymy ile wtedy słowa niosą treści. Jasne, że komunikacja pozawerbalna jest istotna, ale warto przywrócić słowom należyte miejsce i o tym też będę ci przypominać.

No i po czwarte – improwizują tylko wirtuozi. Jeśli masz przekonanie, że bez przygotowania jakoś wypadniesz, bo coś wiesz, to coś powiesz. To najczęściej tak właśnie będzie – coś wiesz, coś powiesz i jakoś to będzie. Ale niekoniecznie tak jak chciałeś. Muzycy jazzowi improwizują, bo potrafią genialnie grać na swoich instrumentach, a nie dlatego, że ledwie dają sobie radę z materiałem.

Ty też oczywiście możesz improwizować, ale tylko wtedy, gdy treści, którymi się dzielisz siedzą w tobie bardzo głęboko i gdy poszczególne fragmenty wielokrotnie już wypowiadałeś. Im lepiej dane wystąpienie siedzi w tobie tym większe szanse, że po prostu będziesz mógł improwizować. Jednak nic nie zastąpi solidnie przemyślanego i zaprojektowanego planu działania.

A czas poświęcony na przygotowanie zawsze procentuje lepszym wykonaniem. Im więcej czasu w leraning zone (na treningu), tym lepsze wyniki na boisku. To truizm, ale czuję, że muszę o nim wspomnieć, bo większość osób, które rozpoczyna prace ze mną jest zdziwiona, że tyle czasu poświęcamy na trening drobnych elementów i prace koncepcyjne.

Pracę nad każdym prawie wystąpieniem warto rozpoczynać od odpowiedzi na 4 pytania. Musisz wiedzieć z jaką intencją podchodzisz do odbiorcy. Co chcesz, żeby zrozumiał. Co ma zapamiętać i co ma zrobić.

Pracy na pewno nie warto rozpoczynać od odpalenia programu typu PowerPoint czy Keynote i tworzenia slajdów. Te dodajemy na samym końcu (jeśli w ogóle), bo mają wzmacniać twój przekaz a nie dublować. Jeśli zamierzasz czytać ze slajdów (razem z twoja znudzoną publicznością), to daruj sobie i prześlij ludziom pliki. Po co marnować twój i ich czas. Czytanie ze slajdów, traktowanie ich jako protezy wystąpienia jest jednym z kardynalnych grzechów wielu prelegentów.

Ba, nawet sprzedawców! Slajd to nie dokument tekstowy do czytania, a wystąpienie to nie przeczytanie serii slajdów, na które przekleiliśmy w pośpiechu dane. Jeśli chcesz mądrze pracować nad swoimi wystąpieniami, to oderwij się od slajdów. Zacznij myśleć całościowo. Nie fragmentarycznie. I dawaj wartość, a nie popisuj się umiejętnością wykorzystania klawiszy CTRC i CTRV.

Idziemy na bezkrwawą wojnę

Slajdy być może pomagają tobie. Ale z pewnością szkodzą twoim odbiorcom. Są jak narkotyk. Mimo obietnicy cudnego tripu, najczęściej kończą się pustkami w portfelu, przeżartym mózgiem a niekiedy nawet śmiercią. Jeśli chcesz przyłączyć się do mojej rewolucji, daj znać. Najlepiej na maila! Tworzę armię, która zbawi świat przed tą bestią. Fajnie by było walczyć u twego boku.

Kruger, J. L., Hefer, E., & Matthew, G. (2013, August). Measuring the impact of subtitles on cognitive load: Eye tracking and dynamic audiovisual texts. In Proceedings of the 2013 Conference on Eye Tracking South Africa (pp. 62-66).

Tufte, E. (2003). PowerPoint is evil. Wired Magazine, Septembre, 10(11), 9-11.

Bartsch, R. A., & Cobern, K. M. (2003). Effectiveness of PowerPoint presentations in lectures. Computers & education, 41(1), 77-86.

Kjeldsen, J. E. (2006, December). The rhetoric of PowerPoint. In Seminar. net (Vol. 2, No. 1).

Savoy, A., Proctor, R. W., & Salvendy, G. (2009). Information retention from PowerPoint™ and traditional lectures. Computers & Education, 52(4), 858-867.

Bumiller, E. (2010). We have met the enemy and he is PowerPoint. New York Times, 26, 1-1.