Lista wstydu, iluzja produktywności i 'time blocking’.

Wiele lat temu studiowałem architekturę. I jak każdy student musiałem przejść swoisty rytuał przejścia – zdać trzy największe wiedzowe kobyły. Czyli Rozwój Myśli Architektonicznej, Mechanika Budowli i Geometria Wykreślna. Ten ostatni przedmiot nawet lubiłem. Choć ćwiczenia z niego napawały mnie z tygodnia na tydzień coraz większym lękiem. 

Dlaczego?

Otóż na pierwszych ćwiczeniach dostałem – jak każdy student czy studentka – arkusz z zadaniem i 90 minut. Przez ten czas miałem precyzyjnie technicznym ołówkiem wyrysować przecinające się bryły. Z tygodnia na tydzień, coraz bardziej zaawansowane. Nic dziwnego. Szlifowanie kompetencji polega na robieniu z czasem rzeczy coraz trudniejszych. 

Każdego tygodnia dostawałem dokładnie 90 minut na zadanie. W teorii to dość czasu. W praktyce – jak przekonałem się wkrótce ja i wielu kolegów i koleżanek – te półtorej godziny prawie nigdy nie wystarczało. 

Jaki był efekt?

Kto zdążył, oddawał arkusz i czekał na ocenę. Kto nie zdążył, też go oddawał. I dostawał po tygodniu do dokończenia. Razem z nowym zadaniem. 

Rekordziści mieli na koniec semestru na biurku pewnie z pięć arkuszy do wykończenia. I ciągle jedynie dziewięćdziesiąt minut. 

Ja do tego nie dopuściłem. Kilka razy miałem po dwa arkusze, ale nigdy więcej. Nauczyłem się, że można się bardzo dobrze przygotować i ćwiczyć w domu przed zajęciami. A to znacząco poprawiało efektywność podczas samych ćwiczeń. 

Dlaczego ci o tym mówię?

Bo tę historię przytaczam za każdym razem, gdy ktoś mówi, że wszystkie zadania zapisuje sobie na liście. I nigdy nie planuje ich w kalendarzu. Te zadania z listy są jak arkusze na ćwiczeniach z Geometrii Wykreślnej. 

Każdego dnia otwierasz nowy dzień z przekonaniem, że zdążysz. A potem przychodzi koniec dnia i z poczuciem klęski przerzucasz zadania na kolejny dzień. W którym przecież też czekają na ciebie inne zadania. 

Iluzje, samooszukiwanie się i natychmiastowa gratyfikacja

Nie wiem czy też zauważasz pewien paradoks. Zapisywanie zadań na liście jest o wiele przyjemniejsze i prostsze niż ich wykonywanie. Listy są ładne i cierpliwe. Dają nam też poczucie, że panujemy nad chaosem. W końcu wszystko jest ładnie i równiótko zapisane. Na kartce. W aplikacji. Na tablicy. Być może na elektrostatycznej jaskrawo żółtej karteczce od znanej ifluencerki. 

Tylko że to nie kontrola. To iluzja kontroli. A ja – podobnie jak Maria Janion – stawiam sobie wymóg życia bez złudzenia, iluzji¹. 

Na czym polega ponętna iluzja listy zadań? Na tym, że mami nas syrenim śpiewem produktywności, podczas gdy z czasem staje się narzędziem tortur. Bo lista patrzy na ciebie wzrokiem pełnym wyrzutu pod koniec (prawie) każdego dnia i zdaje się mówić, To ty jesteś problemem. Nie ja.

Tymczasem problemem jest to, że bardzo często nie tłumaczymy listy na jedyny słuszny język. Na język czasu, w którym zadania mają się zadziać.

Właśnie! Każde zdanie trwa w czasie. Dzieje się w czasie. I powinno mieć swoje miejsce w czasie. W postaci bloku czasu – ponętnej kolorowej cegiełki, która wypełni czas od do.

Powtórzę to raz jeszcze – każde zadanie trwa w czasie. I tylko tłumacząc je na język kalendarza, możesz zweryfikować, czy zadania wykonasz, czy nie.

Nie twierdzę, że listy masz wyrzucić czy spalić. Sam odczuwam przyjemne mrowienie, gdy w aplikacji Todolist odhaczę zadanie „Piszę tekst na bloga”. I usłyszę charakterystyczny dźwięk. Jednak to zadanie odhaczę wtedy, gdy napiszę tekst. A tekst piszę od 12:00 do 13:45. Potem przez 15 minut go szlifuję i redaguję. I oba te bloki mam w kalendarzu zarezerwowane. Podobnie jak blok czasu na obiad u rodziców i wieczorne 15 minut rozciągania.

Każde zadanie z mojej listy znajduje swoje miejsce w kalendarzu. Między 5:00 a 19:00. Po 19:00 mam zablokowany czas na tzw. Shutdown Ritual.

Każde zadanie – nawet takie jak poranna krzątanina dostają swój czas. Bo ja szanuje je na tyle, by im ten czas dać. I szanuje siebie na tyle, by wiedzieć, że w tygodniu mam 168 godzin. I gdy odejmę od tych godzin 56 godzin na zdrowy sen, to zostają mi 122 godziny na całą resztę. I tę resztę planuję w czasie. A nie zapisuje li tylko na liście.

Jeśli mówię tak, to gdzie mówię nie.

Wyobraź sobie taką sytuację. Siedzisz w robocie i cierpliwie wypracowujesz PKB ku chwale ojczyzny. Nagle przypomina ci się, że potrzebujesz recepty na szczepienie na grypę. Odrywasz się od Excela, Worda, PowerPointa czy maila i zapisujesz zadanie na liście – umówić się do lekarza.

Lista jest cierpliwa. Nie krzyczy.

Po chwili do pokoju wchodzi kolega i prosi o drobną przysługę. Przejrzyj jego o prezentację. To zajmie dosłownie chwile. Dopisujesz zadanie – Przejrzeć slajdy kolegi X.

Lista jest cierpliwa. Przyjmie wszystko.

Po godzinie dzwoni szef. Prosi, by raport był na biurku dziś. Nie jutro. Dopisujesz więc do listy – raport dla szefa.

Lista jest pojemna jak studnia bez dna. Nic z niej nie skreślasz. Tylko dodajesz.

Na tym także polega niebezpieczeństwo list. Łatwo się do nich dopisuje.

Z kalendarzem byłoby inaczej. Trzeba by było spojrzeć na niego i realnie powiedzieć, co ma z niego wylecieć, by wlecieć mogło coś. Innymi słowy – jeśli chcę powiedzieć tak nowemu zadaniu, to któremu już zaplanowanemu mówię nie i wysyłam je na inny dzień tygodnia.

Bo bez kalendarza i tak mówisz często nie. I to niestety czasowi dla siebie, bliskich i czasowi na sen.

Moja lista i ja

Ja też mam listę. W aplikacji Todoist. Każde zadanie z tej listy jest w kalendarzu. Raz w tygodniu – w piątek planuje tydzień, który przede mną. codziennie wieczorem przeglądam plany na następny dzień. Bo jestem elastyczny. I biorę pod uwagę, że mogą się zmienić. W Google Calendar mam funkcję „Kopiuj do Todoist” i często z niej korzystam. Samą aplikację też mam zintegrowaną, więc wszystko, co tam zapiszę, mogę od razu zapisać w kalendarzu. I tak sobie żyję. W czasie. Bo życie to śmiertelna choroba przenoszona drogą płciową, która rozgrywa się w czasie. A nie na liście zadań.

Powodzenia w tłumaczeniu listy na język czasu. Jedyny słuszny! Ja kończę i patrzę na zegarek. Jest 13:43. Pora na redakcję tekstu. Zgodnie z planem.

Wszystkie moje przykłady odnoszą się do mojego życia i moich potrzeb. To, że ja budzę się o 4:45 i zasypiam jak dziecko o 20:30, nie oznacza, że Ty też masz tak robić. To, że ja ćwiczę o 5:00 i odpowiadam na maile raz dziennie przez 45 minut, nie jest złotym standardem. Moje godziny pracy, różnią się od twoich. I moje życie jest inne niż twoje. Jednak bez względu na to, co robisz i jak to robisz, to zapewniam cię, że każde z tych zadań trwa jakiś czas. I zdecydowaną większość tych zadań warto w czasie właśnie rozplanować.

¹ Prof. Maria Janion: Stawiam sobie wymóg życia bez złudzenia, iluzji, Portrety Kobiet, Katarzyna Białas, Wysokie Obcasy, numer 1/10/2022

Photo by Suzy Hazelwood
Cover Photo by Pixabay