#nawyk_14

20.11.2017, na Facebooku dostaję wstępną propozycję pracy przy Trendbooku (z branży nieruchomości). Od razu proszę o przeniesienie komunikacji na mail. Taki mam nawyk – wiem, że na skrzynce mam większą kontrolę nad wątkami i komunikacją. Tam mogę zarządzać komunikacją. Tam mogę maile zamieniać na zadania. Tam… nie jestem na Facebooku i uważnie zajmuję się tym, czym mam się zajmować, czyli komunikowaniem. Świadomie każdorazowo przenoszę komunikację zawodową tam, gdzie zarządzam komunikacją zawodową.

Gdy mail ląduje na skrzynce sprawdzę go w jednym z trzech interwałów, które są na to przeznaczone: 9:00-9:30, 14:00-14:30, 17:00-17:30. To w miarę stałe pory, które czasem zmieniam w zależności od przerw w szkoleniach. Moja praca nie polega na odpowiadaniu na maile. To tylko część pracy. Ma swoje miejsce, ma swój czas. Ten nawyk pozwala mi skupić się na tym, co ważne. Zarządzam mailami z poziomu aplikacji Inbox by Gmail. Mogą tam odpowiadać, odkładać i zarządzać mailami.

Jeśli mail dotyczy zadania, które ma się wydarzyć konkretnego dnia, to na ten dzień zostanie przeniesiony (np. mail od księgowej z rozliczeniem podatku zostaje przeniesiony na dwudziestego danego miesiąca). Maile, na które odpowiedź zajmie mi mniej niż 3 minuty są załatwiane od ręki. Maile, które można zamienić na zadania, lądują jako zadania na Todoist. I są oznaczane jako zrobione w skrzynce odbiorczej. Tak jest choćby z mailem, o którym wspomniałem na początku. Ustalamy deadline projektu, a ja dopasowuję do niego zadania, które lądują na liście. Mail trafia do folderu „zrobione”. Nie ma go już w skrzynce odbiorczej, która każdego dnia wieczorem jest pusta. Inbox zero. Porządek.

Polecam ci takie, lub zmodyfikowane podejście. Przede wszystkim wyznacz sobie czas na maile i staraj się go nie przekraczać. Nie bądź event-driven-person, czyli nie reaguj od razu na każdy bodziec jak pies Pawłowa, zwłaszcza jeśli masz robić coś innego. To, że maile umożliwiają natychmiastową komunikację, nie oznacza, że musisz na nie natychmiast odpowiadać. To, że Facebook ma messengera, nie oznacza, że musisz tam siedzieć i non stop odrywać się od innych zajęć. Zamieniaj maile na zadania i nie marnuj życia na skrzynkę mailową.

David Allen, Making It All Work: Winning at the Game of Work and the Business of Life, Penguin Books

Laura Vanderkam, 168 Hours: You Have More Time Than You Think, Portfolio Hardcover

Piotr Bucki, Jak zawsze mieć czas, Wydawnictwo Cztery Głowy