Jak przygotować dobrą prezentację?

Za każdym razem kiedy przygotowujesz prezentację, piszesz nową opowieść. Żeby przygotować dobrą prezentację, nie musisz być geniuszem storytellingu. Dobrą prezentację przygotujesz bez przygotowania graficznego. Musisz jednak wiedzieć, po co to robisz, do kogo ma ona trafić i jakim językiem będziesz operować. Prezentacja to nie tylko ciąg następujących po sobie slajdów – to twoje narzędzie perswazji. Chcesz żeby zadziałało, musisz je dobrze przygotować. Zanim usiądziesz do keynote’a czy powerpointa musisz sobie odpowiedzieć na kilka pytań. Pokażę ci jak ja zabieram się do tego. 

Czy w ogóle potrzebujesz prezentacji?

To naprawdę ważne pytanie. Nie każde twoje wystąpienie, nie każda prezentacja wymagają przygotowania slajdów. Nie twórz slajdów, tylko dlatego, że potrafisz obsługiwać power pointa. Jeśli da się coś zrobić w prostszej formie – zrób to. Nie ma nic gorszego niż nieprzemyślane komunikaty, ubrane w niepotrzebne narzędzia. Z tym wiąże się kolejne istotne pytanie. Dlaczego? Dlaczego chcesz coś komunikować?

Co chcesz osiągnąć swoją prezentacją?

Bardzo często ludzie potrafią odpowiedzieć na pytanie, co robią. Dość łatwo przychodzi im też określenie, jak to robią. Ale naprawdę niewiele osób zna odpowiedź na pytanie – dlaczego coś robią? I chodzi tu o konkretną motywację, stojącą za działaniem. Nie o odpowiedź, „przygotowuję prezentację bo muszę”. Musisz wiedzieć jaki jest cel. Co chcesz osiągnąć? Z jaką wiedzą mają wyjść ze spotkania uczestnicy? Jaką ideę chcesz im przybliżyć? Co chcesz żeby się stało, zmieniło?

Kto będzie odbiorcą twojej prezentacji?

Komunikacja zawsze dzieje się pomiędzy. To przepływ pomiędzy odbiorcą i nadawcą. Najskuteczniejsza jest wtedy, gdy obie strony dobrze znają swoje kody komunikacji, dobierają narzędzia i styl komunikacji, ze świadomością tego, w jakim świecie żyje druga strona. Ja w komunikacji uwielbiam stosować metafory, cytaty, odwoływać się do szeroko rozumianej pop-kultury, zahaczać o świat celebrytów rodem z Pudelka. Muszę jednak zawsze pamiętać o jednym – te wszystkie zabiegi będą skuteczne, jeśli druga strona ma ten sam zasób semantyczny i symboliczny, co ja. Pewnie nie przygotowalibyście prezentacji po chińsku dla grupy polskich gimnazjalistów (chyba, że na zajęcia z chińskiego). Czasem niektóre metafory i odwołania mogą być równie niezrozumiałe jak  obcy język, którego ni w ząb nie kminimy.

Jaką historię chcesz opowiedzieć?

Twoja prezentacja to narracja – opowieść, która może być nudna, niezrozumiała, bez wyraźnej struktury i napisana niechlujnie, z użyciem niezrozumiałego wydumanego żargony. Ale może też mieć wyraźną strukturę, bohatera, w którym odbiorca być może odnajdzie siebie i być pełna zwrotów akcji. Nancy Duarte opracowała genialny schemat prezentacji, który jest wynikiem analizy wielu genialnych wystąpień. W tym schemacie najważniejsza jest filozofia „przypierdzielić, odpuścić”. Każde dobre wystąpienie działa na diapazonie – było tak, będzie tak; było źle, będzie dobrze. Ustal ze sobą, jaką opowieść chcesz komunikować. Kto będzie twoim bohaterem? Jak będą się nazywać poszczególne rozdziały.

Wybierz swój styl

Wiesz do kogo będziesz mówić i wiesz już, jaką historię chcesz opowiedzieć. Podziel swoją opowieść na rozdziały – to będą główne bloki twojej prezentacji. Pamiętaj, że jeśli przekazujesz konkretne idee, to warto kierować się zasadą – 1 slajd = jedna idea. Potem zastanów się, w jakim stylu chcesz stworzyć swoją prezentację. Czy twoja opowieść dobrze będzie wyglądać na slajdach inspirowanych kolorowym magazynem lifestyle’owym z górnej półki,  a może chcesz przygotować coś w stylu plakatów art deco. Jeśli szukasz inspiracji, to najlepiej zacznij od www.slideshare.com. Na początek możesz się nawet mocno inspirować. Droga do mistrzostwa zawsze wiedzieć przez czas „kopiowania”. Sprawdź jakie fonty pasują do siebie. Pisałem o tym już w tym poście.

I dobrze się przygotuj

Wiesz co chcesz powiedzieć, wiesz jak i wiesz do kogo będziesz mówić. Masz przemyślany design prezentacji i świetnie się bawisz przygotowując slajdy. Moment, w którym wyeksportujesz plik do PDF (żeby się nie rozleciał) to jednak nie koniec. To początek przygotowań. Przepowiedz prezentację kilka razy. Zobacz, czy wiesz kiedy i w jakim tempie zmieniać slajdy. Raz powiedz całość w tych samych ciuchach, w których zamierzasz prezentować. Czasem może się okazać, że trzeba coś… zmienić, poprawić. I pamiętaj, że to ciebie przyszli posłuchać. Więc nie zamęcz swojej publiki nudną i monotonną narracją.

Photo Credit: Thomas Leuthard via Compfight cc